Déjame contarte una historia sobre Joe en AP (cuentas por pagar). A Joe le encantaba el papel, así que para esta historia lo llamaremos Joe Paper. A Joe le gustaba rodearse de documentos y archivos, y gabinetes llenos de archivos de todo el trabajo que había hecho. Pero cuidar de todos esos archivos – administrar dónde estaban y cómo se almacenaron, fue extremadamente costoso y consumió mucho tiempo. Joe tuvo que recurrir a prácticas incorrectas para mantener sus pilas de papel, pero seguía recogiendo documentos en papel.
Ahora el némesis de Joe Paper era Carol… también estaba en AP en una empresa competidora. A Carol también le encantaba el papel, y ella y Joe estaban constantemente tratando de superar al otro. Pero después de varios años de tratar de manejar sus pilas de papel, se dio cuenta de que todavía podía disfrutar de estar rodeada de sus documentos sin usar todo ese papel. Carol comenzó a administrar sus documentos digitalmente, así que ahora puede ver cualquier documento que guste, cuando quiera. Otras personas estaban tan entusiasmadas con la forma en que estaba administrando sus documentos, que se ganó una reputación entre sus compañeros como un ambientalista por ahorrar tanto papel.
Eventualmente, las azarosas prácticas de papel de Joe fueron descubiertas cuando su compañía fue auditada, y no pudo encontrar el papeleo que necesitaba para probar que sus prácticas comerciales eran válidas. Como resultado, Joe y varios de sus compañeros de trabajo fueron despedidos por manejo indebido de papel y la compañía quedó en ruinas.
Sin embargo, Carol y su compañía continuaron haciéndolo extremadamente bien. La gente acudió a ver su oficina y aprender cómo podrían transformar sus operaciones.
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